Панов И. В., Журавлева Л. Л., д.т.н. ФГУ ГосНИИЭНП, Саратов

В статье изложен опыт разработки и внедрения в Институте промышленной экологии автоматизированной системы для организации, систематизации и интеграции плановой, текущей и отчетной научно-производственной деятельности сотрудников.

Описана архитектура и технология информационного обмена и взаимодействия сотрудников института в процессе планирования работ, их выполнения, внутреннего контроля и приемки в рамках тематических разделов (выделенных направлений деятельности).

Передовые информационные технологии настоящего времени несут в себе революционные качественные изменения характера труда во многих сферах человеческой деятельности, основанные на практическом использовании достижений в области искусственного интеллекта. Благодаря внедрению и практическому использованию новых стандартов представления информации, компьютерные программы начинают понимать смысл, и от этого их работа становится более продуктивной. Настоящая статья показывает, как выбор более совершенной архитектуры информационного обмена в сочетании с набором простых правил и функций, автоматизирующих корпоративное планирование, учет и контроль выполняемых работ и материалов, позволяет внутри организации на базе стандартных средств Microsoft Office качественно изменить характер корпоративного взаимодействия в научно-производственной деятельности.

В статье рассматривается опыт разработки и внедрения в Институте промышленной экологии (ФГУ ГосНИИЭНП) автоматизированной системы для организации, систематизации и интеграции плановой, текущей и отчетной научно-производственной деятельности сотрудников. Предлагаемая система поддерживает корпоративную информационную базу на сервере в виде множества тематических разделов (папок) с предоставлением каждому сотруднику для работы внутри раздела персональной папки для материалов, доступной соисполнителям только для чтения. Персональный учет текущих и итоговых работ и материалов и взаимодействие с соисполнителями производится на основе персональных планов-графиков, связываемых по каждому пункту плана автоматикой и гиперссылками с исполнителями, событиями и документами.

В 2009 году в институте с целью улучшения планирования и учета работы была разработана технология корпоративного планирования, взаимодействия, текущего учета и внутренней приемки работ и материалов на основе системы взаимосвязанных автоматизированных персональных планов-графиков в среде приложения Excel Microsoft Office с использованием VBA.

После апробации в отделе водных проблем к системе были подключены все отделы института. Таким образом, был сделан важный шаг в направлении интеграции процессов планирования и учета работ и материалов в рамках государственных контрактов, федеральных целевых программ и других тематических разделов, к работе по которым могут подключаться различные отделы и сотрудники института.

Схема внутреннего информационного обмена

Схема внутреннего информационного обмена института (рис. 1), которая используется и сейчас, обеспечивает минимальные потребности: свободный обмен информацией внутри института, свободный обмен информацией внутри отделов и хранение персональной информации сотрудника.

Недостатки схемы внутреннего информационного обмена

Используемая схема имеет ряд основных недостатков:

1. Не учитывает специфики работы института.

2. Не отвечает потребностям систематизации и контроля выполняемых работ и материалов.

3. Не обеспечивает стандартизацию учета работ и материалов.

4. Практически по любому вопросу приходится обращаться к непосредственному исполнителю работы.

5. Материалы постоянно «перебрасываются» между исполнителями, порождая множество неучтенных копий.

6. Незащищенность материалов от несанкционированного удаления и корректировки, исключая персональные папки.

Все эти недостатки полностью устраняет новая технология, которая должна постепенно вытеснить старую.

Новая схема внутреннего информационного обмена

Корпоративная информационная база системы организована на сервере в виде множества тематических разделов.

Каждому сотруднику, подключаемому к тематическому разделу, предоставляется внутри этого раздела персональная папка для рабочих и итоговых материалов, доступная соисполнителям раздела в режиме чтения (рис. 2).

На рис. 2 информационный обмен показан так, как он представляется каждому участнику тематического раздела, обозначенному на схеме как «сотрудник 1» (то есть любой сотрудник должен соотносить себя с центральным элементом этой схемы).

На схеме показано, что персональные планы-графики всех соисполнителей тематического раздела связаны между собой автоматикой переходов, а каждый пункт плана – с событиями и документами, стандартным образом регистрируемыми каждым сотрудником (руководителем, исполнителем, соисполнителем), участвующим в его выполнении, посредством гиперссылок.

Основные понятия корпоративной системы планирования и учета

В основу системы положено закрепление сотрудников за тематическими разделами деятельности института (рис. 3) с предоставлением персональных тематических папок для материалов. Структуру и содержимое своих папок сотрудник полностью получает под свой контроль и поддерживает их в актуальном состоянии с учетом всей выполняемой работы. В процессе работы над заданиями в персональном плане-графике сотрудник регистрирует ход их выполнения и все относящиеся к ним материалы.

Продолжение в следующем номере